直播確定要做之後，承辦最需要的是一張時間表：現在該做什麼、什麼時候輪到我、東西什麼時候回來。這頁講活動執行的時序，從確定要做排到交件；報價、發票、比價與請款是另一條線，見合作與行政流程，兩條線同時進行、互不耽誤。
整條時間軸長這樣
下表可以複製進你的工作表填日期。時間點是建議值，急件另外評估。
| 時間點 | 你要做的 | 我們會做的 |
|---|---|---|
| 活動前 3 至 4 週 | 來訊給日期、場地與活動型態 | 確認檔期，需求確認後 48 小時內回覆報價 |
| 活動前 2 至 3 週 | 回覆確認，指定當天的聯絡窗口 | 保留檔期，開始跟場地對細節 |
| 活動前 2 週 | 給流程表草稿、場地窗口聯絡方式 | 把進場、電力、網路與聲音四件事問完 |
| 活動前 1 週 | 給直播平台權限、字卡文字 | 機位配置定案，排定開播測試的時間 |
| 活動前 1 至 2 天 | 回報流程有沒有變動 | 設備整備，最後確認進場時間與動線 |
| 活動當天 | 顧好活動本身，有變動當場說一聲 | 提前進場架設測試，全程直播與收錄 |
| 活動後約 14 天內 | 收檔、確認內容是你要的 | 交件 |
活動前 3 至 4 週：先卡檔期
日期定了就先來訊，這一步花不到五分鐘。你給日期、場地、型態與大概流程長度，我們回檔期能不能吃。同一時段能出的組數就是那些，先確認的先排，不必等報價談完才卡檔期。還不確定的欄位直接寫「不確定」，那正是我們該建議的地方。
活動前 2 至 3 週：指定一位現場窗口
確認承接之後，請指定一位當天的現場聯絡人，通常就是拿流程表的那位同仁。他不需要懂技術，只要知道議程有沒有變、找得到人，臨時狀況就有地方對。
活動前 2 週：資料到位的關鍵一週
- 流程表：幾點開始、誰上台、各段多久。草稿版就先給，之後改再更新即可。
- 場地窗口的聯絡方式：技術細節我們直接跟場地對。我們會問最早可進場的時間、電源位置、有沒有有線網路，以及音控能不能給直播一路聲音。
你想自己先問場地，就問這四題。第一次合作或大型的場地，我們會另外去看一次，機位在進場前定案。
活動前 1 週：權限與字卡
這週最容易卡住的不是技術，是帳號權限。要播到哪個 YouTube 頻道或 Facebook 粉專，先確認由誰的帳號開播；官方帳號常在另一個部門手上，內部要跑一輪申請，請提早啟動。
同時把字卡文字給我們：講者姓名職稱、單位全名、活動名稱，請用文字檔，不要現場口頭念。有主視覺或標誌一起給。
活動前 1 至 2 天：最後確認
流程有變動很正常，這兩天回報一次就好，不必每一版都寄。我們做設備整備，並跟場地再確認進場時間與動線。這時發現網路或電源有問題還來得及調整，拖到當天就不一定。
活動當天：我們比你早到
- 提前進場架設：時間依場地開放時段決定，排程一律以提早進場為前提。
- 開播前請你看一次：畫面與聲音請現場聯絡人確認過再開播。
- 全程有人盯著播出畫面：不是架好就走，有人看著觀眾實際看到的畫面。
- 議程臨時調動說一聲：導播會跟著改。
當天出狀況的處理順序，以及可拿去跟主管說明的講法，寫在轉播服務。
活動後：交件與驗收
活動後約 14 天內交件。散場當下就有一支可以直接用的完整影片，媒體當天要、隔天發社群都先從這支挑，各項檔案的用途見轉播服務。
驗收看三件事就夠：長度有沒有涵蓋整場、聲音清不清楚、關鍵段落（致詞、揭幕、頒獎那幾分鐘）有沒有拍到。這三項過了，結案不會有問題。
只缺機器的不走上面這條線，告知日期、品項與使用場景即可，見設備租借。
下一步：把活動日期、場地與型態告訴我們，聯絡來福影像 Live media，需求確認後 48 小時內回覆正式報價單與配置建議。其他疑問見常見問題。